論文：對(duì)檔案著錄的思考

論文：對(duì)檔案著錄的思考

　　檔案著錄是對(duì)檔案內(nèi)容和形式等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，也是檔案信息資源不可缺少的步驟和內(nèi)容之一。1985年5月經(jīng)國家標(biāo)準(zhǔn)局批準(zhǔn)發(fā)布的《檔案著錄規(guī)則》（GB3792 5-85，以下簡稱《規(guī)則》），是我國檔案工作領(lǐng)域第一個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)。2002年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》提出：“到‘十五’末，各省、自治區(qū)、直轄市檔案部門要努力建設(shè)并投入一批內(nèi)部局域網(wǎng)，基本實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化”、“有條件的省級(jí)檔案館藏全部館藏檔案案卷級(jí)目錄都要實(shí)現(xiàn)機(jī)檢，重要檔案全宗逐步實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄檢索……”根據(jù)這一精神和實(shí)現(xiàn)全國藏區(qū)第一州的宏偉目標(biāo)，我館從2005年開始啟動(dòng)了檔案著錄工作。在這幾年的檔案著錄過程中，有許多問題值得我們?nèi)ニ伎肌?br>　　1 檔案著錄人員素質(zhì)
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。如果收集、整理等基礎(chǔ)工作沒有做好，倉促進(jìn)行著錄必然無法保證質(zhì)量，給以后工作帶來困難。在著錄工作中，立檔單位檔案材料不齊全的問題比較突出，尤其是那些沒有編號(hào)、沒有文頭、沒有蓋章而又很重要的“帳外”文件收集得很不齊全。假如著錄后才將這些文件收集上來，還得調(diào)整案卷，重新編目，隨之而來的是著錄條目的修改，這樣勢必事倍功半，浪費(fèi)人力物力，也容易出現(xiàn)差錯(cuò)。案卷級(jí)條目著錄內(nèi)容主要來源于案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表等。假如把一些沒有聯(lián)系的文件湊合在一起，案卷標(biāo)題擬寫不當(dāng)或卷內(nèi)文件起止時(shí)間統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)，都會(huì)影響案卷級(jí)著錄質(zhì)量。文件級(jí)著錄也需要案卷及卷內(nèi)文件的排列，盡量反映文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)于內(nèi)容和客觀事實(shí)不符的，對(duì)于形成時(shí)間、責(zé)任者等項(xiàng)目短缺或有誤的應(yīng)考證準(zhǔn)確。檔號(hào)是檢索檔案的主要依據(jù)之一，更要準(zhǔn)確無誤，因此在開始著錄之前，按規(guī)定要求改造部分不合格的案卷，調(diào)整規(guī)范檔號(hào)是十分必要的。
　　3 對(duì)檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)要有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)
　　檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的建立，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是其主體工程，計(jì)算機(jī)（包括軟件）只是處理檔案數(shù)據(jù)的工具。數(shù)據(jù)是檢索系統(tǒng)的核心，是檢索系統(tǒng)的生命，計(jì)算機(jī)則是進(jìn)行管理的手段。計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)的結(jié)合，才能構(gòu)成一個(gè)高效的檔案自動(dòng)化檢索系統(tǒng)。數(shù)據(jù)與計(jì)算機(jī)的這種關(guān)系，決定了在規(guī)劃建立自動(dòng)化檢索系統(tǒng)時(shí)，必須同時(shí)考慮檔案的著錄標(biāo)引工作，著錄標(biāo)引工作應(yīng)該超前或同步發(fā)展，絕不能滯后。
　　所以，我們要認(rèn)真對(duì)待數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。不能認(rèn)為計(jì)算機(jī)是萬能的機(jī)器，數(shù)據(jù)質(zhì)量差些不要緊；也不能僅僅是“完成任務(wù)”，我們對(duì)數(shù)據(jù)工作的難度、工作量要有充分的思想準(zhǔn)備；不能為了應(yīng)付評(píng)比檢查，要把自動(dòng)化檢索提到議事日程上來。現(xiàn)在，針對(duì)我們正處于著錄的開始階段，還沒有進(jìn)入到檢索系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用階段，數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制和監(jiān)督往往也會(huì)被忽視。所以我們在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、錄入階段時(shí)一定要把好審核這一關(guān)，做好質(zhì)量控制及監(jiān)督措施。
　　另外，我們能否根據(jù)各地區(qū)的實(shí)際情況，進(jìn)行一些專題著錄。就我館而言，前來查閱結(jié)婚證存根的比較多。通常，我們是根據(jù)利用者當(dāng)時(shí)所辦理的機(jī)構(gòu)進(jìn)行查閱的。在縣城，結(jié)婚證存根是存放民政局的；在區(qū)鄉(xiāng)，結(jié)婚證存根是存放各鄉(xiāng)政府的，由于歷史的原因，以前的結(jié)婚證存根在組卷時(shí)普遍存在不規(guī)范現(xiàn)象：要么沒有組成專卷；要么組成專卷的卷內(nèi)目錄的抄寫比較粗略。如：“茂縣鳳儀鎮(zhèn)結(jié)婚登記申請(qǐng)書”一卷就只有這么一個(gè)目錄，近七十對(duì)結(jié)婚人數(shù)。在鳳儀鎮(zhèn)，每年都要產(chǎn)生好幾卷這樣的結(jié)婚申請(qǐng)書專卷。1992年鳳儀鎮(zhèn)有4卷結(jié)婚申請(qǐng)書近300對(duì)結(jié)婚人數(shù)。一個(gè)1992年結(jié)婚的人前來查閱該結(jié)婚存根時(shí)，他需要把這4卷檔案一頁一頁的翻，直到查閱到為止。這樣查閱，既費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又造成檔案的磨損。如果我們把所有的結(jié)婚證存根輸入一個(gè)專門的文件級(jí)目錄內(nèi)，不用兩分鐘時(shí)間，就會(huì)在計(jì)算機(jī)內(nèi)被調(diào)出來，這樣效率多高�。∵�能減少對(duì)檔案的磨損�，F(xiàn)在，隨著擋案軟件的升級(jí)，我省都江堰市檔案館、雙流縣檔案館、綿竹市檔案館等國家級(jí)一級(jí)擋案館在全省已率先將檔案全部數(shù)字化了，從 ……（未完，全文共2528字，當(dāng)前僅顯示1607字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《論文：對(duì)檔案著錄的思考》）