淺析人事檔案管理的重要性

淺析人事檔案管理的重要性

人事檔案管理工作是企業(yè)人事管理工作中必不可少的一部分,它是做好人事工作的基礎(chǔ),也是選撥、任用人才的重要依據(jù)和必要手段.但在實(shí)際人事管理過(guò)程中,仍存在對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)模糊、輕視檔案管理工作的情況.因此,我們有必要更深入地認(rèn)識(shí)和了解人事檔案管理工作的重要性.

人事檔案的內(nèi)涵

(一)簡(jiǎn)述人事檔案 個(gè)人檔案是指?jìng)�(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、z-教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,其本質(zhì)是個(gè)人生命軌跡的真實(shí)體現(xiàn)和重要載體. 個(gè)人檔案又稱(chēng)為人事檔案,是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面
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檔案"、"人檔分離"現(xiàn)象也開(kāi)始屢見(jiàn)不鮮,檔案在一些人眼中逐漸變得可有可無(wú)起來(lái).

(二)原因分析 下面我們來(lái)具體分析下造成"棄檔"現(xiàn)象的主要原因.據(jù)筆者觀察,究其原因不外乎以下四個(gè)方面: 一是高校畢業(yè)生對(duì)檔案的性質(zhì)、地位和作用等認(rèn)識(shí)模糊,檔案觀念淡薄,甚至自動(dòng)放棄檔案的現(xiàn)象. 二是面臨巨大的就業(yè)壓力,很多高校畢業(yè)生往往會(huì)選擇先就業(yè)后擇業(yè),而繁瑣的人事檔案調(diào)動(dòng)程序和檔案接收限制,使得人事檔案成為畢業(yè)生們就業(yè)的"攔路虎",逼迫其不得不放棄個(gè)人檔案或者干脆將檔案隨身攜帶. 三是不少畢業(yè)生對(duì)檔案還抱有"患得患失"的心態(tài),有時(shí)干脆是"先保再棄".通常是在辦理就業(yè)報(bào)到時(shí),先將檔案存放在當(dāng)?shù)氐娜瞬攀袌?chǎng)或是畢業(yè)院校所在地的高校就業(yè)指導(dǎo)中心,然后就不聞不問(wèn)了.如果以后用到,則考慮補(bǔ)繳檔案管理費(fèi),如果用不到則"從此江郎是路人". 四是一些用人單位不重視檔案管理工作,檔案管理很不規(guī)范,往往在引進(jìn)人才時(shí)不關(guān)心甚至拒絕調(diào)入職工的人事檔案,這也在很大程度上造成職工本人對(duì)檔案漠不關(guān)心,認(rèn)為檔案"沒(méi)有價(jià)值",認(rèn)為檔案與當(dāng)前利益沒(méi)有太大關(guān)系,相反個(gè)人還要為檔案保管支付一定的費(fèi)用,檔案保管成為一種負(fù)擔(dān).

人事檔案管理的建議

強(qiáng)化檔案意識(shí) 要徹底解決"棄檔"現(xiàn)象的發(fā)生,不斷強(qiáng)化高校、個(gè)人和用人單位的檔案意識(shí)是關(guān)鍵. 對(duì)高校來(lái)說(shuō),在畢業(yè)生離校前夕應(yīng)當(dāng)主動(dòng)組織并開(kāi)展有關(guān)檔案性質(zhì)、作用以及地位的知識(shí)講座,讓畢業(yè)生初步了解人事檔案對(duì)其個(gè)人今后發(fā)展道路的重要性.

對(duì)個(gè)人來(lái)講,也要重視人事檔案的保管工作,應(yīng)切實(shí)了解檔案的憑證作用.由于檔案具有其真實(shí)性、原始性,對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō),無(wú)論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是職稱(chēng)評(píng)審、入團(tuán)入黨、辦理社會(huì)保險(xiǎn)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核作為重要依據(jù). 對(duì)用人單位來(lái)說(shuō),檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄.通過(guò)利用檔案,可以清楚地了解員工過(guò)去的工作軌跡,全面考察其德、能、勤、績(jī),從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況,為單位選撥錄用合適的人才,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù).特別是在新的《勞動(dòng)合同法》頒布實(shí)施之后,檔案查驗(yàn)成為用人單位嚴(yán)把人才進(jìn)口關(guān)、降低勞動(dòng)成本、減少勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的首選防范措施. 規(guī)范檔案管理 規(guī)范檔案管理工作不僅僅針對(duì)用人單位,還包含個(gè)人.

對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō),在畢業(yè)離校就業(yè)后,應(yīng)妥善保管自己的學(xué)生檔案,并保持密封狀態(tài),不得隨意拆封或替換、補(bǔ)充任何材料.如一時(shí)找不到單位進(jìn)行檔案接收,應(yīng)將密封檔案轉(zhuǎn)入政府所屬的人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保存 ……（未完，全文共2150字，當(dāng)前僅顯示1366字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《淺析人事檔案管理的重要性》）