淺談公司檔案管理

淺談公司檔案管理工作

企業(yè)檔案是企業(yè)在研究、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件.檔案管理是一項(xiàng)管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作.檔案管理工作是企業(yè)工作的重要組成部分,是基層基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一,管好,用好企業(yè)檔案是每個企業(yè)必須履行的重要職責(zé).現(xiàn)就本人在企業(yè)檔案管理實(shí)際工作中體會到的幾點(diǎn)重要方面淺述如下.

一、建立企業(yè)檔案工作組織體系

企業(yè)檔案工作組織體系包括組織領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置和工作網(wǎng)絡(luò),只有把這樣的一個檔案工作組織系統(tǒng)建立起來,才能將檔案管理的制度、方法、要求深入到公司每一項(xiàng)工作中去,細(xì)化到企業(yè)文件材料形成和利用的每一個環(huán)節(jié). 企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門(辦公室)為核心,各職能或承辦部門的專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系.目前公司的檔案管理體系是辦公室負(fù)責(zé)行發(fā)文等日常工作檔案的管理,工程管理部
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定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用)之一,是開展檔案工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié).檔案內(nèi)容整理,主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別,對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動.檔案實(shí)體整理,主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案,進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目,組成有序的檔案整體的工作過程. 1、歸檔的文件以件為整理單位.檔案人員應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律、保持文件的有機(jī)聯(lián)系,盡可能的將正文與發(fā)文稿、批復(fù)與請示、復(fù)函與函以一件的形式裝訂在冊,如有請示無批示的時候,可以先將該請示放在短期存檔的盒子中,等到有批復(fù)回來后再一并存檔,如果一直都沒有批復(fù)回來,就要在備案表中注明原因,以備查詢之用. 2、歸檔文件可以采用"年度-機(jī)構(gòu)(問題)-保管期限"、"保管期限-年度-機(jī)構(gòu)(問題)"、"年度-保管期限"、"保管期限-年度"中的一種方法進(jìn)行分類,一般多數(shù)企業(yè)以"年度-機(jī)構(gòu)(問題)-保管期限"方法進(jìn)行分類. 3、歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等.目錄編寫的時候應(yīng)注意以下幾點(diǎn):1、編目時應(yīng)按件為單位逐一編寫,2、責(zé)任者為發(fā)文單位或個人,編寫時一定要以全稱的形式錄入,不能簡化,3、文號一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成,要填寫完整,4、題名要照實(shí)抄錄,如果沒有題名或題名不規(guī)范的時候,也可自擬標(biāo)題,5、日期是指文件形成的時間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,如20020909,如遇日期不明時,可用00代替,為20020900. 歸檔文件的目錄要做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入,以方便查找利用的需要.

(三)做好檔案交接工作 由于檔案具有及強(qiáng)的延續(xù)性,檔案人員調(diào)動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位.檔案人員交接工作是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密,責(zé)任重大的工作,移交要按程序辦事,移交方要準(zhǔn)確填寫好《檔案交接明細(xì)表》,接收方接收時,要認(rèn)真核對,并檢查移交檔案的完整性.在做檔案交接工作時,應(yīng)有第三方在場,做好檔案監(jiān)交工作.檔案監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé),堅(jiān)持原則,按程序辦理.交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作,做到賬物相符,手續(xù)齊全,并在交接明細(xì)表上注意明交接時間.移交文件一般一式二份,移交人、接收人各執(zhí)一份,交接工作結(jié)束之后,移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文件明細(xì)表上簽字,以示對交接工作負(fù)責(zé).

(四)做好檔案利用工作 檔案資源的開發(fā)利用是指提示檔案信息及其價值,通過各種有效的方法,使檔案資源直接服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作,滿足各種利用需求的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作.各專兼職檔案人員應(yīng)加強(qiáng)部門檔案檢索系統(tǒng)建設(shè),將已整理好的檔案經(jīng)過著錄和標(biāo)引,按規(guī)定順序排列形成數(shù)據(jù)庫,并熟悉各部門檔案保管狀態(tài),方便檔案資料查閱和利用.

(五)完善檔案信息化建設(shè) 檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路,是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉.實(shí)行檔案系統(tǒng)電子與紙質(zhì)文件的"雙套制"保存?.所謂"雙套制"保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存.其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具.檔案人員必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,完成大量電子文件 ……（未完，全文共2668字，當(dāng)前僅顯示1696字，請閱讀下面提示信息。收藏《淺談公司檔案管理》）