公司檔案管理工作交流材料（共6篇）

目錄/提綱：……
一、2014年檔案工作開展情況
（六）積極開展檔案科研
（七）積極推進檔案信息化建設(shè)
（九）積極開展檔案宣傳活動
（十）注重檔案專業(yè)人才培養(yǎng)
二、工作難點及建議
（一）海外工程項目人事檔案、工程檔案的歸集、整理和歸檔
（二）投資建設(shè)項目檔案管理存在的問題和解決辦法
一、2014年度集團檔案工作基本情況
（二）積極配合改制重組工作，檔案管理工作職能轉(zhuǎn)移
（三）建立健全集團公司規(guī)章制度，做好集團公司檔案管理工作
（四）檔案工作目前存在的問題和解決辦法
二、檔案業(yè)務(wù)交流材料
（一）檔案利用對數(shù)字化加工的要求
（二）傳統(tǒng)檔案數(shù)字化加工后的管理工作
一、公司的基本情況
二、檔案工作情況的簡介
三、關(guān)于此次研討會的主題匯報
一、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)
二、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工
（一）是否所有的紙質(zhì)檔案都要掃描？
（五）檔案數(shù)字化時（自處理與外包）如何保證OCR識別的全文檢索功能？
三、項目檔案管理
一、公司檔案工作基本情況
（一）組織情況
（二）機構(gòu)人員情況
（三）檔案綜合管理情況
（四）庫房建設(shè)情況
二、增強檔案管理創(chuàng)新意識，深度開展檔案資源開發(fā)工作
三、強化海外項目檔案管理
……
公司檔案管理工作交流材料（共6篇）

中國交通建設(shè)集團有限公司
檔案管理工作交流材料

中國交通建設(shè)集團有限公司
2014年11月26日

按照協(xié)作組《關(guān)于召開中央企業(yè)第八檔案協(xié)作組專題研討會的通知》要求，中國交通建設(shè)集團有限公司(以下簡稱中交集團)積極落實，就2014年以來的檔案管理工作進行了總結(jié)，并就四個議題進行了研討，廣泛聽取所屬單位意見，總結(jié)經(jīng)驗提出問題。現(xiàn)將2014年來工作情況及海外工程項目人事檔案、工程檔案的歸集、整理和歸檔；投資建設(shè)項目檔案管理存在的問題和解決辦法兩個議題匯報如下。
一、2014年檔案工作開展情況
（一）為促進中交集團檔案管理，提高檔案工作規(guī)范化、標準化、科學化水平，我們總結(jié)了2013年集團檔案工作情況，印發(fā)了《2013年檔案工作情況通報》，從檔案資源體系、安全體系建設(shè)、服務(wù)利用體系建設(shè)等方面進行了總結(jié)，提出問題，明確了工作方向。
（二）在2013年檔案工作再次被國資委評為A級的基礎(chǔ)上，根據(jù)國資委2014年檔案工作要點的要求, 中交集團印發(fā)《2014年檔案工作要點》，提出圍繞國資委2014年檔案工作要點和中交集團改革發(fā)展中心工作，進一步建立健全檔案工作體系，創(chuàng)新管理，全面提升檔案管理專業(yè)化水平，為中交集團打造“五商中交”、實現(xiàn)“十二五”規(guī)劃目標服務(wù)的總體思路。從加強檔案資源體系建設(shè)和檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、加快檔案信息化建設(shè)、推進檔案服務(wù)形式多樣化、做好檔案安全保障工作，開展形式多樣的檔案宣傳、加強檔案人才隊伍建設(shè)等六個方面提出要求。
（三）根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔
……（新文秘網(wǎng)http://m.jey722.cn省略1101字，正式會員可完整閱讀）……　
組織獎。同時，我們對各單位檔案宣傳活動開展情況在全集團范圍內(nèi)進行通報；在集團報刊《交通建設(shè)報》開辟專欄，登載優(yōu)秀征文，宣傳檔案工作，傳播檔案文化,展示檔案與企業(yè)的密切聯(lián)系及檔案工作者的職業(yè)風采，對于提高廣大檔案工作者的主人翁意識，加強檔案工作起到了積極的推動作用。
（十）注重檔案專業(yè)人才培養(yǎng)。積極組織檔案人員參加中國檔案學會、中國人民大學信息資源管理學院與航空工業(yè)檔案館聯(lián)合開辦的檔案專業(yè)課程研修班的學習；組織參加中國工程建設(shè)標準化協(xié)會主辦的“工程勘察設(shè)計行業(yè)圖檔數(shù)字化管理向知識管理轉(zhuǎn)變和提升實務(wù)操作專題研討會”。
二、工作難點及建議
（一）海外工程項目人事檔案、工程檔案的歸集、整理和歸檔
中交集團的海外業(yè)務(wù)正在打造“一體兩翼”的發(fā)展平臺和管理平臺，總部的海外業(yè)務(wù)部門集中了中交集團的海外發(fā)展責任和管理責任為一體的責權(quán)利相統(tǒng)一的平臺，海外工程項目多是中交集團品牌簽約項目，合同實施主體多數(shù)為具有法人主體的所屬單位，歸檔的項目文件以管理性文件為主，具體實施性文件由施工單位按本企業(yè)海外項目檔案管理辦法進行歸檔。中交集團海外業(yè)務(wù)的兩個平臺公司，也積極投入海外業(yè)務(wù)的激烈竟爭。
為了做好海外工程項目文件的歸檔工作，中交集團根據(jù)國家檔案局印發(fā)的《國家檔案局關(guān)于加強駐外機構(gòu)和_企業(yè)檔案工作的意見》，制定了《中國交通建設(shè)股份有限公司駐外機構(gòu)檔案管理辦法》，所屬單位也結(jié)合本企業(yè)的實際或制定相應(yīng)的制度或采取有效措施加強海外項目管理。有的單位制定了《海外項目三標管理體系實施程序》，明確公司各部門、子公司及項目部在海外項目管理活動中的職責權(quán)限，為海外項目文件的歸檔提供了依據(jù)，現(xiàn)在試行階段。為有效做好_檔案管理工作，有的公司領(lǐng)導派遣專職檔案人員深入到一線，了解_公司的檔案管理情況，宣傳普及檔案知識。針對各國、各地區(qū)、各項目的不同情況，檔案人員現(xiàn)場指導，提高效率，擴大影響，切實做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。
目前中交集團海外工程檔案的管理，在組織體系和制度體系建設(shè)方面，以及在檔案收集、整理和移交環(huán)節(jié)仍存在著一些問題，在這里把共性的問題提出與大家共同探討解決的方法：
1．機構(gòu)設(shè)置不到位，管理職責不明確。由于海外項目的特殊性，多數(shù)不設(shè)置專人管理文件，項目文件管理部門責任歸屬不清，導致項目執(zhí)行過程中，監(jiān)督檢查力度不夠。
2．業(yè)務(wù)指導難度大，檔案管理不落地。專職檔案人員一般不可能到海外項目部檢查工程材料的收集、整理、保管情況，海外工程文件的收集工作得不到有效控制。有些單位制定了海外項目檔案管理辦法，但不同國家、不同行業(yè)檔案形成差異過大，導致項目檔案管理的制度、辦法等得不到有效執(zhí)行。
3．地域管理差異，紙質(zhì)檔案移交困難。目前海外工程項目檔案以紙質(zhì)檔案為主，按照管理要求在項目進行歸集、整理，項目完工后帶回國內(nèi)交檔案部門保管，此項工作不能執(zhí)行的原因：一是海外項目通常是一個工程主體，后續(xù)相關(guān)聯(lián)的子合同較多，項目文件很多需要留在海外項目部作為參考、憑證之用，分階段歸檔會影響實際工作，但等項目完工后統(tǒng)一歸檔，歷時較長，由于項目人員變動大，無法理清項目的基本情況；二是隨著市場的不斷開拓，信息化建設(shè)步伐的加快，項目管理過程中通過郵件等形式產(chǎn)生大量無紙化文件，對文件的歸檔與控制提出了新的問題；三是海外項目文件的歸檔多是參考國內(nèi)工程項目建設(shè)的檔案管理辦法，內(nèi)容較多，如按規(guī)定全部帶回，路途遙遠，運費高昂，會增加項目成本，造成大量文件無人愿意帶回。
建議：
1．設(shè)置專職崗位。國資委出臺_項目管理指導意見，明確界定多大合同額項目必須設(shè)置項目檔案崗位，規(guī)定崗位職責；賦予檔案人員海外項目文件管理的有效監(jiān)督權(quán)，解決末端管理弊病，將檔案人員推送至管理第一線；
2．建立考核機制。健全和完善相應(yīng)海外項目文件歸檔的考核機制，與項目經(jīng)理簽訂檔案管理目標責任書，落實海外項目文件收集整理和歸檔工作職責;
3．成立海外項目專家組。由國資委建立或倡導建立海外項目檔案專家組或者管理小組，監(jiān)督、指導、檢查海外項目管理措施的落實，對出現(xiàn)問題給與幫助并協(xié)助解決。
4．優(yōu)化海外項目文件歸檔范圍。海外項目文件歸檔范圍要在符合項目所屬國有關(guān)部門要求的前提下，以商務(wù)部分、工程技術(shù)和后期維護資料為主，其它可酌情精簡；
5．采用電子文件歸檔。海外項目文件歸檔應(yīng)采取重要文件紙質(zhì)，技術(shù)文件電子文件歸檔的形式。
（二）投資建設(shè)項目檔案管理存在的問題和解決辦法
投資建設(shè)項目具有投資額度大、建設(shè)周期長的特點，項目在經(jīng)營管理中涉及政府、審批機構(gòu)、建設(shè)方、投資方、運營方、融資提供方等，各方之間的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系復(fù)雜，因此投資項目檔案的收集成為科技檔案的管理難點。中交集團總部的投資建設(shè)項目剛開始運作，項目都是立項投資階段，相關(guān)的檔案也是初建階段。集團所屬單位情況基本相同，起步較早的單位中也存在一些問題亟待解決：
1．需制定投資建設(shè)項目歸檔工作指導性文件。希望國家進一步強化企業(yè)投資建設(shè)項目歸檔工作法律規(guī)范和制度建設(shè)，盡快制定投資建設(shè)項目歸檔工作指導性文件，從機構(gòu)設(shè)置、人員配備、業(yè)務(wù)流程、輸出文件、歸檔范圍、資金投入等方面做出明確規(guī)定，促進投資項目規(guī)范化管理。
2．需規(guī)范投資建設(shè)項目審批運營程序。不同地方政府對投資建設(shè)項目的審批運營程序有時會存在較大差異，一些地方政府審批流程不規(guī)范，無法讓參建單位明晰收集檔案的內(nèi)容和范圍，影響竣工檔案的質(zhì)量和完整。還有些地方政府的項目，地方政府換屆后，前期投資合同或協(xié)議不能有效落實，間接的影響了投資建設(shè)項目文件歸檔。
3．需明確投資項目歸檔范圍。由于企業(yè)投資建設(shè)項目類型不同，投資方對項目文件的歸檔范圍及歸檔要求不統(tǒng)一，且投資建設(shè)項目審計和回購時間較長，造成投資項目文件很難收集齊全。
中交集團企業(yè)投資建設(shè)項目剛起步，缺少管理經(jīng)驗，對項目文件管 ……（未完，全文共12991字，當前僅顯示3090字，請閱讀下面提示信息。收藏《公司檔案管理工作交流材料（共6篇）》）