電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題

一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
　　廣義的電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報(bào)表）和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案只包括前者，即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。如不作特殊說明，下文提到的電算化會(huì)計(jì)檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)汁檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
　�。娝慊瘯�(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿
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電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問題：
　�。貏e注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。
　　針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題：①在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果；②對(duì)存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所：③對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)；①對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；⑤對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。
　�。槍�(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意如下問題：（）對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全b_m措施，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改。常用的安全b_m措施有：①用戶識(shí)別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案。②操作日志管理，應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索。③數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對(duì)安全b_m程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。（）對(duì)存放在軟盤或光盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
　　．針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn)，在對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)檔案。在具體進(jìn)行操作時(shí)可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號(hào)，保存會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。
　�。槍�(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于特定的環(huán)境才能 ……（未完，全文共1773字，當(dāng)前僅顯示1127字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題》）