項目管理過程之進度控制

簡單說，進度控制就是比較實際狀態(tài)和計劃之間的差異，并作出必要的調整使項目向有利的方向發(fā)展。這其實也說明計劃和實際狀態(tài)之間總會存在一些差異，也就是“計劃跟不上變化”，有的人因此得出結論“計劃沒用”。那么，面對不斷變化的實際情況，計劃到底有沒有用？有什么用？
　　其實，沒有“計劃”便無從談“變化”，也就是說計劃只是一個基準，它是對未來的“預測”，或者說計劃好象一個準星，它指定的方向可以命中目標，但在子彈飛行過程中會受各種因素影響，不能保證一定命中目標。但可以肯定的是，沒有準星命中的可能性會大大降低，因為你無法記錄偏差和修正彈道。工作中計劃的作用是協(xié)調工作、分析變化，如果
……（新文秘網(wǎng)http://m.jey722.cn省略455字，正式會員可完整閱讀）……　
時最好要當面溝通和確認，并得到責任人的承諾。為了確保責任人真的理解了任務，可以在說明任務后讓責任人復述一遍，有意思的是一般你都會發(fā)現(xiàn)不符或遺漏。如果組織結構不只一層，委派任務時還要向下“看一級”，即看看你的下級是否正確地將任務委派給了它的下級，實踐證明“看一級”對提高項目的控制力度非常有效。
　　任務委派完成后當然就是執(zhí)行（）了。執(zhí)行過程中項目經(jīng)理及時溝通情況和交流進展，調度和協(xié)調資源，處理變更和應付意外。這個過程說起來簡單，但實際做起來就難了，這里不多討論。
　　檢查（）可以在執(zhí)行過程中的檢查點進行，也可以在特地的時點進行。檢查的目的是比較實際情況與計劃差異，以確定當前的狀態(tài)。比較正式的檢查方式有例會、周報、匯報；非正式的方式包括口頭詢問、非工作時間的交流。另外，交付物的質量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。
　　在正式檢查方法中，例會是一種非常簡單有效的方式。例會可以在周末召開，也可以在周一召開。個人建議周一好些，一是經(jīng)過周末可能事情又發(fā)生了變化，應該在一起重新更新一下；二是不必讓大家周末就開始承受下周任務的壓力。召開例會應注意以下幾點：
　　·例會以檢查和確認為主。檢查任務完成了嗎？沒完成的原因是什么？需要多長時間才能完成？不要責備、埋怨或談項目計劃無關的事。
　　·在確認了當前狀態(tài)后，再討論該如何調整工作或計劃，并一定要落實到具體的行動方案上。
　　·對于需要確認的問題，可以安排一系列只由相關人員參加的專題討論，而不必要讓所有的人在一起討論一些局部的話題。
　　·例會的結果要形成會議紀要或填寫周報。這些文件應該保存，并可能作為下次會議的前提和依據(jù)。
　　為了檢查方便，在制定計劃時要注意任務的顆粒度要適中，即應該盡量讓任務的工期小于檢查周期，這樣例會上可以比較確切地判斷任務的完成情況。例如，如果例會是每周一次，則任務工期最好小于周，這樣可以明確地判定一個任務是“完成”還是“沒完成”，而不會發(fā)生“哦，大概完成了……”這種情況。
　　檢查后如果發(fā)現(xiàn)“變化”就要行動（），如果項目出現(xiàn)延期的情況，常用的調整措施包括以下幾類：
　　·增加投入：增加人力資源，加班，或指派更有經(jīng)驗的人，一般這都會帶來成本的上升；
　　·減少產(chǎn)出：減少工作范圍或降低要求，當然這需要征得客戶的同意；
　　·新的方法：采用新的方法和技術，但這可能 ……（未完，全文共2010字，當前僅顯示1278字，請閱讀下面提示信息。收藏《項目管理過程之進度控制》）