如何做好檔案工作

　　
　　檔案的規(guī)范、科學管理，檔案資料的形成至關重要，資料的收集是檔案管理的實際起點，是檔案形成的重要環(huán)節(jié)，它不僅關系到檔案資料的齊全、完整性，而且關系到檔案資料的“歷史”真實性。那么，如何才能更好的做好檔案資料的收集工作呢？我認為：
　　首先，要強化檔案意識。
　　檔案意識是人們對檔案的性質(zhì)和價值的認識，以及對檔案工作地位和作用的認識。它通過學校的領導、各系、處(室)的工作人員、各們教師及檔案員表現(xiàn)出來的。
　　作為檔案員，無論是專職的，還是兼職的，我們要理解自己工作的重要性，要熱愛自己的工作。有人可能覺得，在學校，做教師好，培育桃李滿天下，很神圣。其實，我們的工作一樣，讓人感到驕傲，因為我們記錄了歷史(檔案是歷史真實的原始記錄)。仔細想想，教師也是一種
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的規(guī)律、預計該年度可能形成文件的類別和數(shù)量，可以主要依據(jù)各部門文件材料的歸檔范圍，擬制出來歸卷條目，作為平時文件材料立卷的指南。我把稱為“預分類”，在實際工作中，對個別類目要依據(jù)實際情況做調(diào)整。
　　以教學類檔案為例，可分為以下條目：
　　1．教學管理的文件（包括上級教學管理指導性文件、系(校)的教學工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度和統(tǒng)計材料等）
　　2．教學改革方面的文件材料
　　3．有關教學與教學實踐的文件材料（包括教學計劃、大綱、考試管理、實習、見習材料）
　　4．學科、專業(yè)設置和實驗室建設的文件材料
　　5．有關教研室活動的材料
　　6．優(yōu)秀教案、課件
　　7．師生獎懲材料
　　8．各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材
　　9．優(yōu)秀畢業(yè)論文
　　10．畢業(yè)生工作文件材料
　　11、學生管理工作的文件材料等等。
　　確定了類目，按其中的每一條款準備一個卷盒（或卷夾），并做好標識，貼在準備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放。我們即可將處理完畢的文件或收集上來的資料“對號入座”，歸入相應的卷盒內(nèi)，以備查找。
　　第四，檔案收集方式與方法
　　1．平時收集。根據(jù)文件材料的承辦、形成運轉情況，在辦理完畢后，應及時收集。如收文、發(fā)文；請示、批復；學校與有關單位及個人簽定的各種合同、協(xié)議；開學典禮、畢業(yè)典禮、運動會等各種會議材料，收集這類檔案材料我們可以直接到會議現(xiàn)場收集，會議結束的同時，領導或代表的講話稿等材料也就收全了。尤其有上級領導講話的，有時領導講完就把稿件帶走，再要就較難。有時也有領導講話不用稿，那么還需要我們做講話記錄，會后進行整理，一并歸檔。
　　2．定期收集。對于平時收集有困難的各種文件材料，應根據(jù)其形成的實際定期適時收集，以防散失。如每學期的計劃、總結、大事記、教研活動記錄、各類專題講座、黨代會、團學代會等。
　　3．年終收集。每年年終時，各系、處(室)領導和業(yè)務人員對應歸檔的文件材料進行一次清查、清退，移交給負責立卷歸檔人員，以保證應歸檔文件材料齊全、完整。如：職稱評定材料、教職工名冊、黨員名冊、各類師生獎懲材料、修訂的規(guī)章制度、學校及各系、處(室)在各項工作、活動中形成的計劃、總結、報告和活動過程的資料等。
　　檔案資料的收集包括聲像資料和實物資料：如照片、光盤、獎杯、獎牌等。
　　那么，隨著自動化辦公的普及，出現(xiàn)了電子文檔，在以后各類資料的收集可能還要包括電子文件。
　　第五，檔案收集工作的要求。
　　一是要檔案材料的收集要及時、齊全、完整；二是要確保收集渠道暢通、信息靈敏。
　　檔案的收集工作是本校各項工作活動結束之后才開始，從而決定收集工作只有檔案員與各在實際工作與各系、處(室)的工作人員加強溝通與交流的基礎上，同時，要求檔案員具 ……（未完，全文共2366字，當前僅顯示1504字，請閱讀下面提示信息。收藏《如何做好檔案工作》）