企業(yè)檔案知識管理之一：知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理

現(xiàn)在我們已經(jīng)進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代了，這個(gè)時(shí)代最主要特征就是“知識”，即以知識為主要的生產(chǎn)資料，以知識為主要的處理手段，以知識含量為主要體現(xiàn)的產(chǎn)品功能和性能。這個(gè)時(shí)代，處處體現(xiàn)知識的主要價(jià)值。而知識從產(chǎn)生到應(yīng)用，本身是有規(guī)律的、有方法的。為了更有效地挖掘和發(fā)揮知識的價(jià)值，就必須進(jìn)行知識管理。
　　企業(yè)檔案，特別是大中型企業(yè)的檔案也是知識的一大類，如何在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮檔案知識的作用，這是我們文探討的問題。
　　
　�、敝R經(jīng)濟(jì)時(shí)代的幾個(gè)主要特征
　　
　　一知識已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)成果的最大要素；
　　
　　二知識的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化
　　
　　過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨地可以取得和應(yīng)用；
　　
　　過去知識主要以書報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖象、語音、圖形多種形式表現(xiàn)，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)。
　　
　　三知識處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化
　　
　　過去靠面對面
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統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才，也需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。
　　
　　特別是對大型企業(yè)來講，這個(gè)問題特別突出。因?yàn)榇笮推髽I(yè)，檔案資料的來源是多方面的，有技術(shù)的、有人事的、有財(cái)務(wù)的、有政策的、有管理的，甚至有設(shè)施、設(shè)備、工具等的。若要收集上來，就得有專門人員去催辦、去委托審查、還要進(jìn)行編目編冊。等檔案放到架上，已經(jīng)成了“歷史”，對當(dāng)時(shí)工作沒有很大的幫助作用。
　　
　　問題二：傳統(tǒng)檔案的保存占據(jù)較大的空間，還不能保證存量增長的需求
　　
　　特別是大型企業(yè)或組織，檔案資料經(jīng)過幾十年的積累，已經(jīng)不勘重負(fù)，而現(xiàn)在更是“檔案爆炸”面對如此情況，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無能為力。
　　
　　問題三：傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場，還要在書“山”文“�！敝袚啤搬槨�
　　
　　雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費(fèi)人們大量的時(shí)間去找尋一份資料。更可能的是這樣的資料已被借出他用。
　　
　　在遠(yuǎn)地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無法滿足大企業(yè)“身”處多地的需要。這也就是以往科研開發(fā)、企業(yè)規(guī)劃、文案編輯人員效率低下的主要原因。
　　
　　問題四：傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障
　　
　　因?yàn)槎嗍羌堎|(zhì)記錄，時(shí)間長以后，被蟲咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“孤本”，那就可能難免“絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾，致使檔案管理人員夜不能眠。
　　
　�、承畔r(shí)代檔案管理及存在的問題
　　
　　進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理有了重大改觀。主要的原因就是計(jì)算機(jī)和因特網(wǎng)的技術(shù)支持。并且隨著技術(shù)的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變。
　　
　　信息時(shí)代檔案管理的重點(diǎn)在資料保存和查閱
　　
　　由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大都可以進(jìn)行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化文稿進(jìn)行管理，且以現(xiàn)在的磁盤、光盤存貯量，這已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題，丟失“安全性”問題，還解決了“借閱難”的問題。
　　
　　這個(gè)階段，由于信息管理思想的影響，管理的重點(diǎn)就在“數(shù)字化”上了�？紤]得最多的是將原檔案、現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化存貯、查閱。這確實(shí)保障了檔案資料不斷增長的需要，加速了收集、整理、成冊的步伐，也保證了隨時(shí)隨地查閱的要求，但并沒有脫離傳統(tǒng)檔案管理的程式，也沒有解決以往的“收集”“整理”中存在的問題。
　　
　　信息時(shí)代檔案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在許多問題
　　
　　信息時(shí)代檔案管理首先是把檔案全看成信息，按照信息的“收集、編號、存貯、查詢”進(jìn)行管理，這就帶來以下問題：
　　
　　問題一、收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需耗費(fèi)大量的時(shí)間。
　　
　　與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用。等整理編號完畢，已經(jīng)成為“歷史”。而還有更嚴(yán)重的問題，即信息管理人員、檔案管理人員不具整理的能力，致使檔案規(guī)范化的質(zhì)量受到影響。
　　
　　問題二：檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息。
　　
　　因?yàn)閷?shí)際工作的人員，他們并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法其實(shí)也不必知道，他們查找起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化以后的現(xiàn)狀。最后，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。
　　
　　問題三、檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時(shí)代的檔案管理中都成了信 ……（未完，全文共5536字，當(dāng)前僅顯示1944字，請閱讀下面提示信息。收藏《企業(yè)檔案知識管理之一：知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理》）