電子文件歸檔工作的幾點思考

目錄/提綱：……
一、電子文件難以歸檔的原因
二、電子文件歸檔方式和模式的選擇
（一）開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線
（二）成立計算機與信息管理部門，由其負責歸檔，作為電子文件信息的匯集點
三、建立并執(zhí)行一套科學、合理、嚴密的電子文件歸檔管理制度
（二）建立電子文件全過程管理制度
四、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性
五、檔案人員知識結構的變革迫在眉睫
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　　電子文件歸檔工作的幾點思考
　　近幾年，電子信息技術取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化漸趨完善。計算機管理廣泛應用于企業(yè)生產管理活動的方方面面，辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手工繁雜的辦公行文、來往函件。文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡上辦結。先進的技術和管理方式產生了大量的電子文件。同時，每個文件形成部門為存儲檔案信息都投入大量的經(jīng)歷，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。因此為適應現(xiàn)代化管理制度和信息社會的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對電子實施檔案化管理勢在必行。
　　一、電子文件難以歸檔的原因
　　與紙質文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒。筆者認為，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，應從本單位辦公自動化與信息
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作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。如根據(jù)公司的組織結構，公司計算機與信息管理中心可利用網(wǎng)絡技術建立企業(yè)行政信息管理系統(tǒng)，共分為行政、人事管理、企業(yè)策劃三個子系統(tǒng)；而經(jīng)營管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務（合同管理與產品銷售）、部門業(yè)務（單、多用戶項目）、財務可構成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。計算機與信息管理中心接收上述各部門相應數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)在允許公布的時間段通過信息管理中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
　　無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。
　　三、建立并執(zhí)行一套科學、合理、嚴密的電子文件歸檔管理制度
　　（一）依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度
　　紙質文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了負責人負責立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以單位計算機與信息管理保管為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。
　�。ǘ┙㈦娮游募^程管理制度
　　電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，來源廣泛，環(huán)節(jié)眾多。電子文件形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員等。哪一個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，顯得尤為重要。這也是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。
　　電子文件的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔部門與分工、歸檔的方法、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區(qū)別。抓電子文件歸檔工作，制定《機讀電子文件歸檔工作規(guī)定》等，都要明確無誤地分別對上述區(qū)別做出具體規(guī)定，并設計《機讀電子文件歸檔目錄》樣式。同時還必須加強對電子檔案的開發(fā)利用活動環(huán)節(jié)的b_m管理。
　　為了使各部門主管檔案工作的負責人和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，可在對電子文件的來源進行廣泛調研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的綜合業(yè)務管理部、總裁辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點部門。如將歷年的各部門單用戶報告和定制的多用戶（專項）報告分電子文件歸檔。
　　與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、綜合業(yè)管管理部門、計算機與信息管理部門四者結合的方法。電子文件形成部門熟悉各自管理的業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；綜合業(yè)務管理部門是全面掌握公司和產品種類、部門業(yè)務類型，負責經(jīng)營管理的部門；計算機與信息管理部門是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，又可以作為電子文件的形成 ……（未完，全文共4513字，當前僅顯示2279字，請閱讀下面提示信息。收藏《電子文件歸檔工作的幾點思考》）