文秘人員培訓(xùn)講稿:辦公室工作必須提升的五種能力
按照培訓(xùn)計(jì)劃安排,由我和大家交流一些工作心得,接到這個(gè)任務(wù),自己很欣喜,也很惶恐,欣喜的是能夠得到這次鍛煉機(jī)會(huì),是領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)我的信任和關(guān)愛,惶恐的是自己在辦公室工作4年時(shí)間,談經(jīng)驗(yàn)可能還沒有部分年輕同志豐富,更不敢和在座各位領(lǐng)導(dǎo)相比較。所以,今天我主要以自己在工作中的瑣碎事情為例,和辦公室?guī)孜荒昵嗤窘涣饕恍└形,談的不好的地方,還請(qǐng)大家批評(píng)指正。
辦公室作為綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、參謀服務(wù)部門和承上啟下的關(guān)鍵樞紐,擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為委員服務(wù)的重要職責(zé),工作人員服務(wù)能力的強(qiáng)弱,直接關(guān)系到辦公室的服務(wù)質(zhì)量水平和機(jī)關(guān)對(duì)外形象。因此,辦公室工作人員就必須在提高綜合服務(wù)能力上下功夫。關(guān)于如何干好辦公室工作,我覺得應(yīng)該提高五種能力。
一、要著力提高學(xué)習(xí)能力
關(guān)于學(xué)習(xí)的重要性,領(lǐng)導(dǎo)一直在講,大家也都心里清楚,這里不多說。這里主要說一說如何學(xué)的問題。一是增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自覺性。記得剛進(jìn)辦公室工作那會(huì),我特別佩服辦公室的**,人稱“一秘”,當(dāng)時(shí)我一直不明白為什么大家叫他“一秘”,后來才知道因?yàn)樗牧蠈懙暮,是辦公室的第一秘書,是機(jī)關(guān)的“筆桿子”。我只所以佩服他,也是因?yàn)橄鄬?duì)于我這個(gè)辦公室新兵來說,他材料真的寫得好,不管領(lǐng)導(dǎo)安排什么樣的材料,
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。三是增強(qiáng)學(xué)習(xí)的實(shí)效性。學(xué)習(xí)的目的在于應(yīng)用,要堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際,學(xué)以致用,用有所成。這就要求我們養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣,前面我說到的“一秘**”他不光喜歡閱讀、學(xué)習(xí),他還喜歡積累,在工作中我發(fā)現(xiàn),他的材料中會(huì)用許多精美的語句,我便問他,你腦子里咋能記得下這么多語句來,他便給我展示了他的學(xué)習(xí)筆記,里面全是一些精美語句、優(yōu)秀范文要么是摘抄下來的,要么是用剪刀剪下來貼上去的,這樣的筆記本他有2、3本。后來,我也學(xué)習(xí)他的做法,并做了改進(jìn),對(duì)摘抄的東西進(jìn)行分類,利于查找,我發(fā)現(xiàn)這種做法對(duì)于我們寫材料的新手來說非常有用,當(dāng)然我有些“邯鄲學(xué)步”的嫌疑,辦公室工作四年時(shí)間,也只有一個(gè)積累本,F(xiàn)在好的一點(diǎn)是手機(jī)很方便,無論是作學(xué)習(xí)強(qiáng)國還是瀏覽網(wǎng)頁,遇到好的材料,精美的語段,我們可以截個(gè)圖,用的時(shí)候,傳圖識(shí)字也很方便,也可在電腦桌面建一個(gè)學(xué)習(xí)資料文件夾,對(duì)于網(wǎng)上看到的好的材料,隨手下載下來存進(jìn)去,遇到起草類似材料的時(shí)候翻一番、看一看,一定會(huì)有啟發(fā)、會(huì)有收獲。
二、要著力提高表達(dá)能力
辦公室工作,日常做的最多的工作就是上傳下達(dá),所以,擁有較好的表達(dá)能力至關(guān)重要。一是口語表達(dá)能力。就是善于運(yùn)用最簡潔的語言,把復(fù)雜的事情講清楚,把構(gòu)成事情的各個(gè)要素,以語言通俗、條理清楚、重點(diǎn)突出、簡單明了的方式表達(dá)出來。記得我剛進(jìn)入辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)工作,有一次在召開政協(xié)常委會(huì)的時(shí)候,接到縣上的大大小小5個(gè)會(huì)議活動(dòng)通知,都需要主要領(lǐng)導(dǎo)參加,等到常委會(huì)結(jié)束已經(jīng)5:40多了,會(huì)后我第一時(shí)間整理好文件和電話通知,去向領(lǐng)導(dǎo)
匯報(bào),當(dāng)時(shí)主席正和幾名領(lǐng)導(dǎo)在說話,沒時(shí)間看文件,直接問我什么事,我一口氣5個(gè)會(huì)議活動(dòng)說了一遍,5個(gè)會(huì)議活動(dòng)名稱都比較長,時(shí)間地點(diǎn)和參加人員各不相同,我是事先記了好長時(shí)間才按順序記下來的,說的時(shí)候,也緊張怕說錯(cuò),結(jié)果說的有些雜亂,聽我說了這么一串,領(lǐng)導(dǎo)頓時(shí)不高興了,說“你急糙獠火的說了這么多,你問一哈看誰能記住”,批評(píng)之余,又教了我一種方法,讓我簡單明了的編一條短信發(fā)給他。后來,不管服務(wù)哪位領(lǐng)導(dǎo),只要一次匯報(bào)的會(huì)議活動(dòng)超過2項(xiàng),我就先編一條簡潔的短信發(fā)給領(lǐng)導(dǎo),再去匯報(bào),只說有幾個(gè)會(huì)議活動(dòng)需要領(lǐng)導(dǎo)參加,我已發(fā)到領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)上了,領(lǐng)導(dǎo)不問,我也不再贅述,發(fā)現(xiàn)這個(gè)方法特別管用。對(duì)于強(qiáng)化語言表達(dá)能力,有這么一個(gè)訓(xùn)練辦法,就是在向領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)之前,先向自己匯報(bào)一遍,用最短的時(shí)間把一件復(fù)雜的事情講清楚,把你了解的情況和看法表達(dá)清楚。我在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)候有一個(gè)習(xí)慣,就是傳閱文件之前,把所有的文件看一遍,把重要的放到最上面,在敲領(lǐng)導(dǎo)們之前,總要站在門口把要匯報(bào)的事在腦子過一遍,確保要匯報(bào)的事情來龍去脈自己能用簡潔的語言說清楚,這樣在匯報(bào)工作時(shí)就不至于手忙腳亂、語無倫次,也能彼此節(jié)約很多時(shí)間。二是書面表達(dá)能力。書面表達(dá)能力說白了就是文稿
寫作能力。關(guān)于文稿的寫作技巧,前面幾位領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)給大家講了很多,后面接領(lǐng)導(dǎo)還要講,自己也不擅長,下面,我給大家分享三種自己常用的文稿修改方法。一是閱讀法,當(dāng)初稿高完成后,一定要逐字逐句進(jìn)行閱讀修改,刪除空話套話,改掉錯(cuò)別字,然后再大聲讀上幾遍,對(duì)覺得拗口的語句邊讀邊改,使之讀起來順口。當(dāng)然,這個(gè)方法我一直在用,也覺得有效果,但用的不夠徹底,一方面時(shí)間緊,另一方面,自己耐不住性子,還粗心,初稿形成后一般只是粗略的讀兩遍,導(dǎo)致一些錯(cuò)別字發(fā)現(xiàn)不了,今后,將進(jìn)一步改進(jìn),和大家一起提高。二是冷卻法,如果時(shí)間寬裕,可以對(duì)文稿來一個(gè)“冷處理,放它三天五天,然后再回過頭來看,字斟句酌,精雕細(xì)刻,直到自己滿意為止。這里說的時(shí)間寬裕,并不是領(lǐng)導(dǎo)安排任務(wù)后留給我們寬裕的準(zhǔn)備時(shí)間,而是我們自己留給自己寬裕的時(shí)間,什么意思呢,就是我們有工作分工,每個(gè)人承擔(dān)的一些固定性文稿,自己心里清楚,可以在領(lǐng)導(dǎo)安排之前就起草,比如年初的常委會(huì)工作要點(diǎn)、黨組工作要點(diǎn),以及相關(guān)的匯報(bào)材料等,我以前一般會(huì)抓住工作相對(duì)比較少的這個(gè)時(shí)間空檔,提前著手起草,先把自己能確定的整理出來,不好拿捏的放下,待初稿形成以后,放他一、兩周,待領(lǐng)導(dǎo)安排以后,重新拿出來再做修改,這個(gè)時(shí)候就可以發(fā)現(xiàn)原來寫不下去的地方現(xiàn)在有了思路,時(shí)間也寬裕,寫起來也就省事多了。三是手術(shù)法。就是要舍得刪減,對(duì)于文中自己認(rèn)為精彩的片斷,或是苦心錘煉的字句,不要覺得這句話是哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)說過,你覺得很精彩、很有道理,但只要與主題思想無關(guān),就要勇于割舍,狠心“瘦身”,把可有可無的字詞、句段刪去,盡可能地做到文題應(yīng)對(duì)。
三、要著力提高辦事能力
關(guān)于提高辦事能力,有這么幾個(gè)要求與大家共勉。即謀劃在前、請(qǐng)示在先、記錄在案、報(bào) ……(未完,全文共6919字,當(dāng)前僅顯示2430字,請(qǐng)閱讀下面提示信息。
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